La premisa de los sistemas de gestión debe ser generar valor y beneficios tangibles para las organizaciones.
Con más de 18 años de experiencia profesional, sabemos que son muy pocas las marcas que consiguen articular sus modelos de gestión, indistintamente de la norma técnica que tengan implementadas, con la estrategia y modelo de negocio, desde la óptica financiera y económica, por tanto las posibilidades de lograr la consecución de beneficios económicos importantes se hace más reducida en las compañías que no han logrado comprender la importancia de vincular su estrategia y modelo de negocio a los sistemas de gestión.
Hemos podido confirmar nuestro postulado anterior, gracias a que hemos podido acompañar a empresas de diversas industrias, con negocios igualmente disimiles, pero que en su gran mayoría comparten elementos en común: 1) El sistema de gestión no está articulado con otros sistemas, ni se utiliza para controlar, por ejemplo: costos de producción, experiencia del servicio y otras áreas críticas de desempeño. 2) Otras organizaciones emplea los modelos de gestión para soportar en ellos la toma de decisiones y la asignación presupuestal.
Lejos de pretender realizar un análisis de lo anterior, queremos enseñarte que puedes lograr lo mismo con otro enfoque, relacionando los sistemas de gestión (sin importar la norma técnica) con la estructura de costos de tu compañía.
En una economía como la actual, tan dinámica y volátil. En dónde el factor precio está mayormente sujeto a lo que está pidiendo el mercado, un incremento podría ser desafortunado, e inclusive hasta poco recomendable, a menos que tengamos factores diferenciadores superiores y que podamos desplazar el precio a un cuadrante inferior. Puesto, que un incremento de precios podría fácilmente sacar a nuestra empresa del juego dejándonos en un estado competitivo indefenso. Pero, es aquí dónde podemos cambiar el enfoque, concentrándonos no en el precio, sino en la gestión eficaz de los costos para mejorar los márgenes de ganancia. (GANANCIA = INGRESO – COSTO).
Ahora, si vemos la siguiente ecuación: COSTOS REALES = (COSTOS TEÓRICOS + COSTOS EXTRAS), dónde los costos teóricos son los que asociamos a la ejecución de una actividad con cero defectos, con lo que podemos inferir que los costos extras son los directamente inversos, los que se generan en ocasión de las fallas, y los errores que cometemos durante la realización de las actividades.
Pero, si realizamos un análisis acucioso, ¿A CUÁNTO DINERO EQUIVALEN LOS COSTOS EXTRAS?, tendrán un peso representativo o serán tan insignificantes que no tiene sentido gestionarlos.
Lo anterior, se responde de la siguiente manera: Por ejemplo, si en tu compañía facturas COP $ 1.000.000 y generan costos por COP $ 700.000 es muy probable que estén incurriendo en errores por valor aproximado de COP $ 210.000, lo que quiere decir que aproximadamente el 70% de los costos reales equivalen a costos operacionales, pero el 30% de estos costos se asocian a errores y fallas que se podrían haber evitado, así sea de forma parcial.
Estos números obviamente constituyen un ejemplo, y no pretender ser la realidad de su organización, pero si permiten ilustrar la magnitud y relevancia de los errores y fallas, que deberían ser analizados en el negocio. Dicho de otra forma, existe una gran oportunidad de ganar dinero o dejar de perderlo, si conseguimos gestionar la prevención de estas fallas o errores en la gestión del día a día.
Para iniciar, te indicaremos una breve lista de gastos directos, que pueden generarse en una compañía al incurrir en errores, entregar productos de forma inadecuada, entre otras situaciones posibles.
Pero también, se pueden generar otros gastos indirectos, que pueden ser incluso más relevantes que los anteriores.
A lo anterior, podemos sumar la consecuente reducción de probabilidades de captar nuevos clientes y la probable pérdida de los actuales.
Las listas anteriores no son taxativas, la tarea que te dejamos es IMAGINAR y ANALIZAR cuales otros costos directos e indirectos pueden existir en tu compañía.
Ahora bien, la siguiente fórmula es clave:
Cc = (Costos de falla (directos + indirectos) + (costos de prevención + costos de verificación))
Dónde Cc = COSTO DE CALIDAD, este costo tiene que ver con el valor conceptual de centrar nuestra gestión de costos, en un plan de acción orientado a incrementar los costos de prevención y verificación y de esta manera, disminuir en gran proporción los costos asociados a los errores o fallas, con lo cual optimizaríamos los costos de calidad, obteniendo reducciones importantes.
Identificando lo anterior, ahora podemos establecer acciones típicas de prevención para minimizar los costos de calidad.
Las actividades de prevención cubren todas aquellas destinadas a atacar las causas que originan los costos, por regla se toman como inversiones, debido a que sus consecuencias no se verán en un corto plazo o de forma inmediata, están directamente relacionadas con los recursos (materiales, personas) necesarios para diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión (indistintamente de la norma técnica).
La verificación por su lado, son, las tendientes a identificar posibles desviaciones en etapas de prevención, buscan identificar posibles errores o fallas antes de que el producto o servicio sea liberado al cliente o que se continúen propagando a través de todo el proceso, e incluso contaminando a otros procesos, no se enfocan en reducir la cantidad, sólo se enfocan en mitigar la continuidad en el sistema.
Si nos tomamos un momento en analizar y ver fuera de la caja, en contraposición al esquema anteriormente planteado, la gran mayoría de las empresas sea del tipo y tamaño que fuere, cuando enfrentan una crisis económica, son los famosos “Recortes”, pero cuando se implementan, usualmente los empresarios pierden del radar los posibles daños colaterales que sin duda impactarán tanto a la gestión, a sus empleados, clientes y por ende a la marca misma.
Obviamente, la acción de recorte es de libre discreción de las Gerencias y Administradores, pero para gestionar adecuadamente los costos, “hay que saber”, y los sistemas de gestión son una herramienta gerencial poderosa que permite conocer, aprender y gestionar los procesos obteniendo información valiosa, así como la identificación de áreas de oportunidad para la mejora.
¿Te parece interesante?, lo mejor es aplicarlo.
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