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Plan de Migración de la certificación OHSAS 18001 a ISO 45001


El 12 de marzo de 2018 se publicó la nueva norma internacional de requisitos de sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo ISO 45001:2018 por parte de ISO – Organización Internacional de Normalización. La cual adoptó una estructura basada en alto nivel, para contribuir a la alineación, compatibilidad e integración con otros modelos de gestión basados en normas ISO de sistemas de gestión.

Cambios fundamentales:

Uno de los principales objetivos del estándar ISO 45001:2018 es proporcionar condiciones de trabajo seguras, saludables, contribuir a la prevención de lesiones, deterioro de la salud de los trabajadores e impulsar la mejora del desempeño en estas áreas al interior de la organización.

La norma, adoptó una estructura denominada “de alto nivel” que incluye 7 capítulos principales: a) Contexto de la organización, b) liderazgo, c) planificación, d) soporte, e) operación, f) evaluación del desempeño., g) mejora.

  • Se incorpora un requisito relacionado con la necesidad de entendimiento del CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN y las necesidades y expectativas propias de los trabajadores, además de otras partes interesadas, para así identificar y aprovechar oportunidades en pro de la empresa y los temas propios de la seguridad y salud en el trabajo.

  • Se aumentaron los requisitos de liderazgo y compromiso de la alta dirección en lo concerniente a:

  • Desarrollo de una cultura organizacional que apoye el logro de las salidas del SG-SST

  • Protección de los trabajadores contra represalias por reportar accidentes, peligros, incidentes, riesgos y oportunidades

  • El establecimiento e implementación de los procesos para la consulta y participación de los trabajadores en aspectos propios del SG-SST

  • El establecimiento y funcionamiento de los comités de SG-SST

  • Focalización en la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos en el trabajo SG-SST

  • Se adicionaron complementos en los requisitos de participación y consulta

  • Énfasis en el aseguramiento de la participación y consulta de los trabajadores

  • Creación de requisitos para la identificación de riesgos y oportunidades en SG-SST, con foco en el tratamiento y la mejora continua de la eficacia y desempeño del sistema.

  • Se incluyó un requisito específico relacionado con la toma de conciencia frente a la política y objetivos de SST, su contribución a la eficacia del sistema, así como para otros componentes clave del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

  • La norma incluye un enfoque menor en la información documentada (documentos y registros) para alineación con otras normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015

  • Se incorpora un requisito especifico relacionado con la gestión del cambio (proceso para cambios temporales y permanentes) que tengan impacto en el SG-SST.

  • Se incorporan requisitos para coordinar la identificación de peligros, la evaluación y control de los riesgos que se originen del desarrollo de las actividades en los sitios de trabajo, incluyendo requisitos para aplicar criterios de SST para la sección de contratistas.

  • Se incorporan requisitos enfocados al control de los procesos contratados externamente en materia de seguridad y salud en el trabajo.

  • Inclusión de tener la capacidad para el suministro de primeros auxilios en los requisitos relacionados con la preparación y respuesta ante emergencias.

  • Enfatiza la mejora continua del SG-SST a través de:

  • Mejora del desempeño en SST en la empresa

  • Fortalecimiento de la cultura organizacional que apoye el SG-SST

  • Promoción de la participación de los trabajadores en la implementación de acciones de mejora continúa del SG-SST.

Migración de las certificaciones:

IAF (Foro internacional de Acreditación) conjunto con ISO y OHSAS PROJECT GROUP, realizó la publicación el 18 de enero de 2018 el documento IAF-MD-21:2018 el cual establece los requerimientos y recomendaciones para realizar la migración a la norma ISO 45001:2018 desde la norma OHSAS 18001:2007. Conforme a lo dispuesto en este documento, se iniciará un periodo de migración de tres (3) años, en el cual las empresas certificadas bajo el esquema OHSAS 18001:2007 podrán ajustar su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, realizando la migración de la certificación a ISO.

En síntesis:

  • Se definió un periodo de migración de 3 años contados a partir de la publicación de la norma ISO 45001:2018

  • Los certificados de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo emitidos bajo esquema de OHSAS 18001:2007 perderán validez a partir del 07 de marzo de 2021.

  • La fecha de expiración de los certificados con la norma OHSAS 18001:2007 expedidos durante el periodo de migración tendrán como fecha de vencimiento la fecha de finalización del periodo de migración, es decir: 2018-03-06.

Estas disposiciones podrán variar dependiendo del ente certificador que haya seleccionado la compañía.

Recomendaciones para las empresas:

Para actualizar exitosamente su sistema de gestión a los requisitos de la nueva ISO 45001:2018 y por ende de su certificación, se recomienda:

  • Conocer y comprender los requisitos y conceptos establecidos en la norma ISO 45001:2018

  • Identificar las posibles brechas del sistema de gestión en SST vs los requisitos de la nueva norma de gestión ISO 45001:2018

  • Definir y desarrollar un plan de alistamiento del SG-SST

  • Capacitar al personal en todos los niveles en los nuevos requisitos de la norma de gestión ISO 45001:2018 y en los resultados esperados.

  • Revisar y confirmar el alcance del SG-SST certificado teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de todos los involucrados pertinentes.

  • Verificar periódicamente el avance del plan de alistamiento.

  • Verificar la eficacia del SG-SST

  • Programar, planificar y ejecutar una auditoría al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo bajo los requisitos de la nueva norma de gestión ISO 45001:2018

  • Definir e implementar las correcciones y acciones correctivas que sean necesarias para asegurar la conformidad del SG-SST.

  • Llevar a cabo la revisión por la dirección del SG-SST.

  • Coordinar y confirmar con el organismo de certificación que corresponda, el desarrollo de la auditoría de migración del certificado OHSAS 18001:2007 a la nueva norma ISO 45001:2018, teniendo en cuenta las fechas definidas de finalización del periodo de migración o del vencimiento del certificado.

Opciones para realización de las auditorias de migración a la norma ISO 45001:2018:

Los organismos de certificación conforme a sus políticas internas podrán ofrecer los siguientes escenarios de migración a la norma ISO 45001:2018

  • Inicialmente mientras los organismos de certificación se acreditan con ONAC los certificados de sistemas de gestión bajo ISO 45001:2018 se emitirán sin el logo de acreditación

  • Los certificados acreditados serán emitidos una vez los organismos de certificación sean reconocidos por ONAC para emitir certificados bajo esta nueva norma y luego que la organización demuestre mediante auditoría la conformidad frente al cumplimiento de los requisitos de la norma de gestión ISO 45001:2018.

Alternativas de migración de la certificación del sistema de gestión:

De acuerdo con los plazos y condiciones establecidas en el documento IAF MD 21:2018, “Requerimientos para la migración a ISO 45001:2018 desde OHSAS 18001:2007”: se pueden presentar dos alternativas, así:

  • Alternativa A: Realizar la auditoría de migración de OHSAS 18001:2007 a ISO 45001:2018 cuando se realice la renovación del certificado, dentro del periodo correspondiente al ciclo de certificación actual de la empresa y antes de la fecha límite para la migración. Esta alternativa incluye la opción de hacer la migración de la certificación a través de una auditoría de renovación anticipada con la norma ISO 45001:2018, en fecha anterior al vencimiento de su certificado OHSAS 18001:2007, y antes de finalización del periodo de migración en el 2021. En este caso, se inicia un nuevo ciclo de certificación de tres años.

  • Alternativa B: Realizar la migración de la certificación durante una de las auditorías de seguimiento programadas dentro del ciclo del certificado OHSAS 18001. Sin embargo, la duración de la auditoría de seguimiento será incrementada en un mínimo de 1 día auditor con el fin de cubrir los nuevos requisitos de ISO 45001:2018. En este caso, se mantendrá el ciclo de certificación que se trae con la certificación de OHSAS 18001:2007.

Nota: cada empresa y auditoría de migración es única, por lo cual la duración de la auditoría podría ser incrementada por los entes certificadores, por encima de este mínimo establecido, con el fin de demostrar la conformidad del SG-SST en el trabajo de la organización con la nueva ISO 45001:2018.

En el caso en que el certificado de sistema de gestión OHSAS 18001:2007 se encuentre suspendido a la entrada en vigencia del presente plan de migración o durante el transcurso del mismo, la empresa podrá solicitar la auditoría de reactivación junto con la auditoría de migración de la certificación ISO 45001:2018, en este caso el ente certificador programará la auditoría con una duración igual a la de una auditoria de renovación, de forma tal que se pueda evaluar todo el sistema de gestión y, se realice dentro de los plazos establecidos en el presente plan de migración. En este caso, se mantiene el ciclo de certificación que se trae con la certificación de OHSAS 18001:2007.

Alternativas para realizar la auditoría de otorgamiento con la norma OHSAS 18001:2007 durante el periodo de migración:

La empresa que esté implementando el SG-SST con la norma OHSAS 18001:2007 puede solicitar la certificación del sistema de gestión con dicha versión durante el periodo de migración, sin embargo se recomienda que efectúe la solicitud de auditoría de certificación máximo hasta 12 meses posteriores contados a partir de la publicación de la nueva versión de la norma ISO 45001:2018.

Los certificados de sistemas de gestión emitidos por los entes certificadores con la norma OHSAS 18001:2007 durante el periodo de migración tendrán vigencia solo hasta que culmine el periodo de migración.

Para las Empresas a las cuales los entes de certificación les aprueben el otorgamiento o renovación de la certificación del Sistema de gestión durante el periodo de migración con la norma OHSAS 18001:2007, podrán seleccionar una de las dos alternativas expuestas anteriormente para hacer la migración del certificado a ISO 45001:2018.

Se recomienda a las Empresas que decidan adoptar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, lo efectúen frente a los requisitos de la norma de gestión ISO 45001:2018.

Beneficios del SG-SST:

  • Permite la armonización con el direccionamiento estratégico de la empresa

  • Contribuye al apalancamiento del desempeño en SST

  • Facilita demostrar el compromiso de la alta dirección de la empresa para proveer condiciones de trabajo seguras y saludables, prevenir las lesiones, el deterioro de la salud de los trabajadores y así lograr la mejora continua en el desempeño del sistema.

  • Permite identificar y gestionar los riesgos y las oportunidades en SST impactando positivamente en la gestión y desempeño organizacional

  • Contribuye a la alineación e integración con otras normas de gestión como ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, entre otras.

  • Permite contribuir al cumplimiento legal y reglamentario de la organización

  • Fomenta el control de los procesos contratados externamente

  • Contribuye a la coordinación de actividades y la aplicación del SST en los centros de trabajo

  • Reducir los accidentes laborales, enfermedades y muertes

  • Eliminar o minimizar los riesgos de SST

  • Mejorar el rendimiento y la eficacia de la gestión en SST

  • Proteger la reputación de su marca

  • Motivar y comprometer al personal mediante la consulta y a participación

No necesito auditoría de pre-evaluación:

Tenga en cuenta lo siguiente, una auditoría de pre-evaluación le permitirá:

  • Ahorrar costos de auditorías de certificación, seguimientos, renovaciones o de migración

  • Le ahorra tiempos, en caso de no haber comprendido correctamente el enfoque y los requisitos de la norma de gestión ISO 45001:2018

  • Proporciona tiempo y conocimiento a sus empleados para comprender la nueva norma

  • Proporciona un enfoque complementario, experto que le permitirá ahorrar tiempo y dinero

  • Identifica riesgos y oportunidades de mejora

A tener en cuenta:

Debido al exigente marco legal y reglamentario de la seguridad y la salud para las empresas en el país, se hace necesario diseñar, implementar y certificar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para evitar riesgos no compensados como:

  • Sanciones y multas económicas cuantiosas

  • Posible clausura de los centros de trabajo

  • Cierre definitivo de la compañía por mala praxis

  • Paralización parcial o total de las operaciones de la compañía

Se estima que la sola muerte de un trabajador de salario mínimo no afiliado a riesgos laborales, le pude costar a una compañía más de 1.000 millones de pesos, entre indemnizaciones a sus sobrevivientes y multas del Estado, sin contar con que esa evasión le puede acarrear la caducidad de su licencia comercial.

Tabla de sanciones por incumplimiento del SG-SST

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